Almacen Dino S.A!!!!

PRESENTACION!!

TEJIDOS Y CONFECCIONES DINO S.A.

PEREZ SANCHEZ JACKELINE

PINO GOMEZ ERIKA ANDREA

HIGUITA PUERTA YULIANA PAULIN

SANCHEZ ECHEVERRY ANDRES ALEXIS

ESTUDIANTES GCS32 - 22

EDWIN SUÁREZ CORREA

PROFESOR

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO

GESTION DE COMPRAS

MEDELLIN

2011

INTRODUCCION

La empresa “DINO” fue fundada en 1968, desde esa fecha se dedicó a diseñar, producir y comercializar prendas de vestir para el segmento de bebés e infantil; en tejidos de punto y plano. A partir del 2005 incursionaron en el mercado de adultos con camiseta polo pre teñida.

Poseen departamento de diseño, tejeduría, corte, bordado, confección y comercialización; están trabajando en la implementación del sistema de calidad ISO-9001.

La fabricación de las telas de tejido de punto y mezcla de algodón 100% fondo entero y pre teñido, son las que les brinda gran flexibilidad y agilidad.

“DINO” es una empresa que trabaja arduamente para proporcionarle principalmente a los niños de Colombia y el mundo un vestuario con gran calidad con el cual se sientan cómodos y modernos.

Buscan continuamente la satisfacción de los clientes mediante la entrega oportuna y que cumplan con los requerimientos de diseño y excelente servicio; también buscan cultivar relaciones de largo plazo con los proveedores y clientes, fundamentados en la confianza, justicia y respeto.

La empresa está comprometida para el mejoramiento continuo que les permita la mayor eficiencia y competitividad.

Hoy en día la empresa “DINO” es una organización altamente competitiva, eficiente y reconocida como proveedor estratégico; con una participación del 50% de sus ventas en el mercado internacional y se caracterizan por la calidad de sus prendas, el cumplimiento en entregas y precios competidos.

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo permite dar a conocer todo el proceso que lleva a cabo la empresa, cuál es su razón de ser, sus valores corporativos, sus proyecciones y con a más profundidad cual es el movimiento y el proceso llevado a cabo en el departamento de compras; es decir, que elementos se tienen en cuenta a la hora de comprar, cuales son los factores que más influencia tienen cuando se va a tomar la decisión y quienes son los responsables de dicha tarea; además se los indicadores de gestión que manejan con el fin de medir y mejorar los procesos.

Este trabajo nos orienta grandemente para entender cuál es realmente el proceso que se lleva en el departamento de compras de una empresa; pues si bien habrán unos factores que cambian entre una empresa y otra, generalmente se tienen unos pasos establecidos que debe cumplir una compañía si quiere ser eficiente en sus procesos y por consiguiente lograr el crecimiento y permanencia de una empresa en el mercado.

Conocer los diferentes procesos nos permite tener un mayor conocimiento y beneficios para nosotros tales como: el aprendizaje y el emprendimiento; pues en un futuro éstos conocimientos nos servirán para la creación de una empresa o para desempeñar una excelente labor para la entidad en la cual nos encontremos laborando.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Conocer los diferentes objetivos, metas y procedimientos que tiene la empresa “DINO” en el área de compras y así saber cuál su desempeño y aporte ante la sociedad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Diferenciar cual es el proceso que le corresponde a cada persona y cuantas intervienen en el procedimiento.

2. Analizar cuál de las dos compras “sin o con stock” son las que favorecen a la empresa.

3. Conocer cuáles son los cinco aspectos más importantes que se deben tener en cuenta para realizar una buena compra.

4. Saber cuál es el proceso al momento de la búsqueda de un proveedor.

5. Diferenciar cual es el almacenaje y funcionamiento del producto y que hacen para ello.

6. Enterarse de cuáles son los controles que utiliza el área de compras en la empresa.

7. Conocer cuál es el convenio que el área de compras tiene con los proveedores en cuanto a tiempo y pagos.

CUESTIONARIO

1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

• Disminuir costos
• Fortalecer las relaciones con los proveedores
•  Disminuir inventarios
• Tener en Stock solo lo que se necesite

2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?

En todo el proceso intervienen 6 personas

• 3 encargados de la parte del diseño, quienes a su vez son los encargados de crear las especificaciones técnicas, es decir el diseño de cada producto.

• 2 encargados de todo el proceso de las compras; 1 para insumos y el otro para las telas.

• Como último tenemos al gerente o quien haga sus veces quien es el encargado de aprobar la compra.

3. ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Una de las telas es fabricada por la misma empresa, para ello se adquieren los insumos necesarios, y para las demás nuestros proveedores son: Fabricato, Manufacturas Eliot, Tejilar. En cuanto a insumos nuestros aliados son: Global, Marquillas y Accesorios, Comercin y Mamut.

Para la compra se miran los catálogos de los proveedores y de acuerdo a las necesidades que arrojo la explosión de materiales (MRP) se hace una orden de compra en el sistema con el fin de legalizar el pedido.

4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.

Si, las cuales se pueden evidenciar en el trabajo

5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

En sistema utilizado en sin Stock, se pide solo que se necesita en cada pedido.

Solo se solicita algún producto para tener en stock, si su tiempo de respuesta es muy alto y esto puede afectar la entrega del producto final al cliente, así como aquellos productos que tienen mínimos muy altos y su rotación es muy buena dentro de la Compañía como por ejemplo botones, marquillas, entre otros

6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Precio

Calidad

Fecha de entrega

Características del Producto

Tiempo para el pago

7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

Normalmente manejamos pocos proveedores por el tema de la cartera, sin embargo a la hora de investigar lo hacemos de acuerdo al producto, es decir, buscamos que tengan el producto con las características deseadas, luego cotizamos con varios proveedores y de acuerdo a la que maneje mejor calidad, precio y cumplimiento en la entrega, se selecciona a quien hacerle la solicitud.

8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.

Lo más importante para nuestra compañía son las telas y por ello lo que más se busca de estas es:

•  Peso
•  Ancho
• Colorido
• Mínimos

Estas son las preguntas que se le hacen normalmente al proveedor.

9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

Para el almacenamiento de la mercancía utilizamos estanterías, las cuales están marcadas de acuerdo a su ubicación; es ubicación es otorgada a cada producto y es la que nos da la identificación en el sistema, para cuando se necesite localizar algún producto

10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

De acuerdo al producto, se establecen max-minimos.

Hay productos que no tienen mínimos, entonces se pide solo lo necesario y hay otros en los que el proveedor exige unos mínimos por lo que se compran de acuerdo a este requerimiento, además, por lo general tienen una buena rotación.

11. ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

• Presupuestos
• Indicadores de Gestión
• Reportes estadísticos de Compras
• Auditorias Semanales
• Inventarios Cíclicos

12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Por lo general trabajamos de la siguiente manera:

• Proveedores de Servicios: pago de 30 a 60 días
• Proveedores de Insumos: pago a 60 días
•  Proveedores de Telas: pago de 90 a 120 días

En algunas ocasiones se realizan pagos de contado con el fin de obtener descuentos comerciales importantes.

IDENTIFICACION DEL PROCESO

Los encargados del área de compras comienzan el proceso desde los proveedores (Universal, Tintexal, Termilenio) en done les compran los insumos como las hiladas en Universal, envían a teñir a Tintexa, se teje en DINO y finalmente se envía a termofijar en Termilenio; por otra parte compran a los proveedores otra clase de insumos tales como: Global, marquillas y accesorios, comecin, mamut, al igual que las telas. Luego hacen una orden de compra en el sistema para legalizar el pedido. Al momento de hacer la compra a los proveedores le hacen una serie de preguntas tales como: el peso, ancho, colorido y mínimos de las telas y finalmente llegan a unos acuerdos como: el tiempo en que se demora los proveedores en insumos (60 días), los proveedores en telas (de 90 a 120 días) y proveedores en servicios (de 30 a 60 días) y si se paga de contado o por crédito.

Hay seis personas encargadas de todo el proceso de compras; divididas así: 3 diseñadoras crean las especificaciones técnicas del diseño de cada producto, 2 personas compran directamente una de ellas se encarga en los insumos y la otra de las telas, y finalmente otra persona es encargada de la gerencia que autoriza las compras; estas personas también son las encargadas de disminuir los costos, fortalecer relaciones con los proveedores y disminuir inventarios como por ejemplo tener en stock solo lo que se necesite.

Finalmente podemos observar que el área de compras esta en constante función en toda la cadena de abastecimiento ya que es la que se dirige a los proveedores para la compra de insumos, busca el trasporte para los insumos y el traslado de ellos, manda los insumos a producción para que transformen la materia prima, almacena el producto, lo distribuyen y terminan entregándolo a los puntos de entrega en este caso al mercado nacional e internacional.

PRODUCTO QUE SE TRANSFORMA DENTRO DE LA EMPRESA

Una de las telas con que fabricamos nuestros productos, es producida por nuestra misma empresa, para ello compramos o adquirimos los insumos necesarios para la fabricación de la misma y los procedimientos que se llevan a cabo son los siguientes:

1. Compra de la Hilera, esta es suministrada por nuestro proveedor Universal, una vez contamos con esta procedemos a enviarla a la Tintorería.

2. Tintexa es nuestro aliado a la hora de agregar color a nuestra tela.

3. Cuando la tela sale de tintorería, procedemos a tejer, dicho proceso se lleva a cabo en nuestra compañía.

4. Finalmente enviamos la tela a termofilar con la empresa Termilenio

De esta manera damos por terminado el proceso de la fabricación de la tela.

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS DE LA EMPRESA

Contamos por proveedores a nivel nacional pero principalmente nuestros colaboradores para el suministro de los insumos requeridos son regionales, para la compra de la materia prima llevamos a cabo una serie de procedimientos que podemos resumir de la siguiente manera:

• Se hace contacto con el o los proveedores

• Se verifica la calidad del insumo

• Una vez se cuenta con las cotizaciones se analizan y se elige aquella que cumpla con nuestros requerimientos además que represente una buen inversión para nuestra compañía.

Los insumos que compramos frecuentemente son: marquillas, cierres, botones, bolsas de empaque, ganchos, etiquetas, plastiflechas, entre otros accesorios. Con relación a estos insumos tenemos establecidos unos máximos y mínimos de acuerdo al material requerido y a lo exigido o pactado con el proveedor, ya que, algunos proveedores tienen como política de su empresa vender de una cantidad en adelante.

En cuanto a las telas es muy importante verificar aspectos como el peso, el ancho, el colorido, la calidad y los mínimos establecidos por el proveedor. Una vez se cuenta con estos puntos bien definidos y una clasificación de las cotizaciones realizadas, es de suma importancia verificar aspectos relevantes como el precio, la calidad, la fecha de entrega, condiciones del insumo o materia prima, y tiempo que nos ofrece el proveedor para hacer el pago del material comprado.

Cuando todo lo anterior esta verificado, por quienes son responsables de las compras, que en nuestro caso son dos empleados; uno encargado de las telas y otro de los insumos menores, se pasa a la Gerencia para su aprobación y seguidamente se realiza la orden de compra respectiva.

RECURSOS TECNOLÓGICOS

Contamos con un sofisticado instrumento que nos permite medir la calidad de la tela, lo que nos brinda una mayor seguridad a la hora de hacer una compra, además de poderle garantizar a nuestros clientes lo mejor.

En cuanto al manejo de las compras no contamos con un software que nos pueda ayudar a realizar un mejor proceso y que nos garantice plena seguridad en cantidad requerida, los insumos que tenemos en inventario, entre otras que nos permitirá ser más efectivos en este aspecto, sin embargo el personal encargado se encuentra altamente calificado para la realización de esta tarea y por ello la responsabilidad de una compra acertada o no recae en dicho personal.

INFLUENCIA DE LAS COMPRAS PARA LA EMPRESA

INFLUENCIA DE LAS COMPRAS PARA LA EMPRESA

La influencia de las compras para la empresa son de gran importancia e influyen de manera significativa, pues es el proceso inicial de nuestra cadena, si compramos insumos a altos precios y baja calidad, podemos imaginarnos cuál será el resultado final; incremento en el precio del producto para la venta, decadencia en el mercado, perdida de los clientes, entre otros.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Si. Esta soportado el proceso de compras en el sistema de gestión de calidad. Esta soportado por medio de la estructura organizacional, acá es donde se jerarquiza los niveles directivos y de gestión de DINO, que estaría conformado como ya lo habíamos indicado 6 personas que están divididas en 3 diseñadoras crean el diseño técnico con todas las especificaciones del producto luego 2 personas que compran directamente una de ellas se encarga de la parte de insumos y la otra persona de las telas, luego de todo este proceso de diseño de especificaciones del producto se pasa por los niveles más altos de la compañía (DINO) los cuales se encargan de autorizar las compras y de disminuir costos en ellas; ya luego de ser autorizada la compra se procede a pasar por todo el proceso de producción para transformar toda la materia prima adquirida a el producto final con las especificaciones dadas por el cliente.

PROCESO DE LA LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE DE LA EMPRESA

La empresa (DINO) para la distribución de su producción de sus productos cuenta primero que todo con un almacén propio instalado en un local conjunto a la empresa donde se vende toda clase de ropa para bebes, niños y niñas, allí es donde exhiben una gran parte de su producción. Por otro lado ya los contratos que hace la empresa (DINO) para su distribución nacional e internacional, no cuenta con un transporte propio para la entrega de dicha mercancía por aparte contrata empresas privadas de transporte para la entrega del producto final ya sea nacional o internacional, igual siempre tratando de que este transporte contratado no salga a muy altos costo y más bien minimizando gastos.

En el proceso de logística de producción después de darse en aprobación la compra de insumos, de telas y todo lo necesario para la elaboración de dicho producto, se procede en el área de producción a transformar toda esta materia prima en el producto final y ya luego de estar elaborado el producto se procede a su traslado ya sea a el almacén de la empresa o al cliente quién pidió la producción. La empresa (DINO) no acostumbraban mucho a tener inventario, más bien logran disminuirlo; tener en stock solo lo que se necesite, por esto también la empresa cuenta con su propio almacén con sus propias instalaciones para la venta de los productos que elabora (ropa para niños).

ASPECTOS LOGÍSTICOS

 SERVICIO AL CLIENTE: Determinación de las necesidades y deseos del consumidor, determinación de la respuesta del cliente al servicio que se le presta, establecimiento de los niveles de servicio al cliente.

 TRANSPORTE: Selección del modo y medio de transporte, consolidación de envíos, establecimiento de rutas de transporte, gestión de la flota de vehículos de transporte.

 GESTIÓN DE INVENTARIOS: Políticas de inventarios a nivel de materias primas y productos semiterminados y a nivel de producción final, proyección y programas de ventas, gestión de inventarios en almacenes, numero tamaño y localización de almacenes, estrategias de entrada/salida de productos de almacenes.

 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS: Procedimiento de interacción entre la gestión de pedidos y la de inventarios, métodos de transmisión y procesamiento de información sobre pedidos. Reglas para la confección de pedidos

ACTIVIDADES COMPONENTES DE LA LOGÍSTICA (DINO)

•  Transporte (aprovisionamiento y distribución).
•  Almacenamiento (materias primas, productos procesados, productos terminados).
• Compras (nacional, internacional).
• Manejo de inventarios (materias primas, productos procesados productos terminados).
• Planeación de la producción.
• Despacho y distribución de producto terminado.
• Servicio al cliente

PATRONES DE CALIDAD

Los patrones de controles que maneja la dirección de compras son:

• Presupuesto
• Reportes estadísticos
• Indicadores de gestión
• Inventarios cíclicos (auditorias)

Los resultados que se han obtenido son cada vez de mejoría siempre tratando de ofrecerle lo mejor al cliente. Satisfaciendo sus mayores necesidades llegando a él con unos excelentes productos a muy buen costo y siempre manejando muy buena calidad, aparte de esto siempre tratando de llevar los mejores reportes estadísticos, indicadores de gestión para llevar siempre un buen reporte de control tanto de calidad como de precios con los proveedores como con los clientes y cada vez mejorando para ser cada vez más grande y tomar más potencial en el mundo empresarial e industrial por esto la empresa siempre maneja estos patrones que creen que para ellos son los más convenientes para el campo en el que se desempeñan.

Todo esto se logra con un patrón de calidad que realiza la empresa para siempre estar a un nivel muy bueno con respecto a su competencia y este patrón de calidad es el de inventarios cíclicos (auditorias) reuniones extraordinarias que la empresa(DINO) realiza para mantener o llevar un control siempre de sus patrones de gestión y tener siempre una mejores alternativas frente a la competencia ya que hoy en dia el entorno de las industrias frente a la competencia es un entorno de constante ,movimiento de constante cambio siempre innovando y tratando de satisfacer de la mejor manera al cliente, por ello la empresa siempre trata de manejar este patrón de dirección y control el cual le ha servido para llegar dónde ha llegado y seguir en asenso.

CONCLUSIONES

1. fue un trabajo muy interesante muy completo el cual nos permitió conocer más de cerca cómo se maneja todo el proceso logístico de una empresa alrededor del área de compras.
2. Nos permitió conocer también más de cerca el área de compras como son sus pensamientos sus acciones y como es de importante su influencia frente a la empresa.
3.  Aparte de esto nos ayudo a conocer a tener más bases a investigar más a fondo a tener conocimientos más claros sobre muchas cosas que pasan al interior de una empresa para poder sacar un producto final.
4. Tuvimos muchas bases para la elaboración de este proyecto pero aparte de tener muchas bases nos dimos cuenta que con el paso de desarrollo del trabajo eran muy deficientes, pero paso a paso de la elaboración del proyecto fueron incrementando y fueron apareciendo muchas más y mejores bases para el día de mañana cuando ya no sea solo un proyecto si no una realidad, poder enfrentar de mejor manera lo que nos puedan poner o lo que aparezca en su defecto a elaborar (practica).
5. También pudimos ver que el trabajo de una empresa es un trabajo conjunto como una mezcla de piñones los cuales funcionan si todos a su vez funcionan de la manera más indicada.
6. El proyecto expuesto por el profesor fue un proyecto muy completo porque acá no solo nos permitió ver un área de trabajo como lo es el área de compras, si no que nos mostro mas afondo todo lo que esta área trae, sus relaciones con proveedores, con la parte administrativa, con la parte de producción, con las especificaciones del cliente, con la satisfacción de este mismo; nos da a entender que aparte de las demás áreas que existen en una empresa compras es una área fundamental para el buen desarrollo y mejoramiento de una empresa.